Zarządzanie sobą w czasie [PORADY]

Często dostaję pytania: Anno, jak Ty to robisz, że tyle ogarniasz i masz czas wolny? Spieszę zatem z odpowiedzią: odpowiednie zarządzanie sobą w czasie! Być może moje sposoby, metody i narzędzia będą dla Was przydatne.

Wychodzę z założenia, że wszyscy mamy tyle samo czasu. Nie więcej, nie mniej. 24 godziny, które możemy wykorzystać odpowiednio zarządzając sobą w czasie. Natomiast każdy z nas ma inną sytuację życiową, predyspozycje, charakter czy każdy z nas jest “pchany” do działania przez inne czynniki niedeterministyczne. Dlatego porównanie się z kimkolwiek nie ma najmniejszego sensu. Podjęłam takie a nie inne decyzje w życiu zawodowym i prywatnym, które pozwalają mi na działanie bardzo elastyczne, praktycznie w 100% zgodne z moimi potrzebami:

  • nie mam dzieci i ich nie planuję,
  • nie sprzątam i nie gotuję,
  • potrzebuję mało snu (5 godzin jest dla mnie efektywne i optymalne),
  • prowadzę własne firmy, więc w większości przypadków sama wybieram, kiedy pracuję, gdzie i w jaki sposób.

To pozwala na dużą elastyczność i zwalnia wiele zasobów w ciągu dnia w zakresie chociażby czasu poświęcanego na domowe obowiązki.

Mój tryb działania? Planowanie!

Życie nauczyło planować mnie większość rzeczy. Ale oprócz planowania i taskowania czy wpisywania rzeczy zawodowych do kalendarza, zawsze również wbijam tam czas wolny, w którym dana aktywność jest dla mnie ważna. Wydarzenia prywatne zaplanowane, traktuję na równi z zadaniami zawodowymi. Dzięki temu zawsze “mam czas” na koncerty, kolacje, przyjaciół, wakacje i o ile nie jestem chora, z reguły takich wydarzeń czy spotkań nie przesuwam.

Dzięki planowaniu, taskowaniu i wpisywaniu wszystkiego do kalendarza moja głowa jest totalnie czysta. Nie muszę o niczym pamiętać. Po prostu mam to zapisane.

Jak wygląda mój dzień i tydzień?

Zazwyczaj tuż po tym jak usiądę do “biurka”:

  • sprawdzam w kalendarzu, co mam na dzisiaj zaplanowane,
  • przeglądam zadania na ToDoist (moje narzędzie do zarządzania sobą w czasie),
  • czyszczę skrzynkę mailową – dosłownie czyszczę, ale o tym za chwilę,
  • przeglądam inbox w Asanie (narzędzie do zarządzania taskami i projektami z zespołem),
  • zadania z maila i Asany przerzucam do mojego ToDoista,
  • priorytetyzuję zadania na ToDoist (4 poziomy, od najważniejszych i pilnych do nic się nie stanie jak nie zrobię, trochę na zasadzie Macierzy Eisenhowera)

W ciągu dnia wygląda to już różnie w zależności od zadań, ale często:

  • planuję swoje deepworki,
  • skrzynkę mailową sprawdzam 3 razy dziennie: rano jak wyżej, w ciągu dnia, na zakończenie pracy
  • wykorzystuję technikę pomodoro do pracy w powtarzalnym cyklu: pół godziny pracy – 5 minut przerwy, pół godziny pracy – 5 minut przerwy, 45 minut pracy – 15 minut przerwy,
  • wieczorem jeszcze raz przeglądam ToDoista i układam zadania na dzień kolejny.

Zarządzanie skrzynką mailową oraz swoimi zadaniami

Jestem obecna w wielu kanałach, mediach społecznościowych i generalnie miejscach. Wszystkimi nimi kontaktują się ze mną ludzie. Skrzynką wlotową jest dla mnie mail, więc WSZYSTKICH (o ile nie jest to coś na pięć minut) odsyłam właśnie na maila.

Dodatkowo nieważne gdzie wpada mi zadanie: mail, Asana, inne – wszystko przerzucam do ToDoista.

Co iteracja wchodzenia na maila: skrzynkę czyszczę. Odpisuję natychmiast rozwiązując problem, jeżeli zadanie to na pięć minut, jeżeli dłuższe zawsze odpisuję dając znać, że maila otrzymałam / ogarniam, wszystkie takie maile traktuje jako zadania i wrzucam do ToDoist.

Narzędzia, z których korzystam i ułatwiają mi życie

  • Google Calendar – wiadomo,
  • ToDoist – do zarządzania swoimi taskami,
  • Asana – do pracy w zespole,
  • Notion – tworzenie baz wiedzy, bucket list, centrum życia wiedzowego i prywatnego,
  • Feedly – skrzynka wlotowa na wiedzę niczym kanał RSS,
  • Franz – od gromadzenia wszystkich komunikatorów w jednym miejscu.

O tym jak podchodzę do nauki pisałam wcześniej, ale przeżyjmy to jeszcze raz.

💡 Raz na pół roku oraz raz w miesiącu zastanawiam się w jakim obszarze chciałabym się dokształcić i cały proces pozyskiwania wiedzy w krótszym i dłuższym terminie rozpisuję sobie na Trello. Plany na kursy, studia podyplomowe, pozyskiwanie wiedzy na własną rękę. Następnie sukcesywnie dodaję tam również materiały związane z danym tematem.

💡 Feedly, to dla mnie agregator treści, który gromadzi dla mnie niczym kanał RSS najważniejsze artykuły z danego portalu czy na zadane hasła kluczowe. Wchodzę tam codziennie i wybieram na szybko to, co dla mnie najważniejsze i zapisuję na później do przeczytania)

💡W Notion  gromadzę wszystkie AdHocowe myśli, notatki z książek itd. Rzeczy, które do mnie dotarły, zainspirowały mnie w świecie offline. Tworzę bazy wiedzy. Mam tam rozpisane rzeczy, których chce się nauczyć, kursy itd.

💡Jeżeli natrafiam na artykuł w innych miejscach, niż Feedly, dodaję go do przeczytania w przeglądarce Google. 

💡Raz w tygodniu siadam (najczęściej niedziela) i zgromadzone artykuły i materiały w przeglądarce, Notion oraz Feedly przeglądam i rozpisuję / zapisuję na trzy kategorie:

👉 czytam cały artykuł od razu,

👉 dodaję do odpowiednich zakładek w Google (mam ich kilkadziesiąt podzielonych na konkretne warstwy tematyczne),

👉 zapisuję do Notion, jeżeli dotyczą mojego dłuższego projektu edukacyjnego.

Następnie poświęcam minimum godzinę na to, aby dokształcić się w temacie, który zaplanowałam w Notion i minimum pół godziny na ad hocowe tematy wiedzowe.

Tworzę przynajmniej jedną rzecz, w którem sama dzielę się wiedzą (ostatnio najczęściej newsletter) bądź planuje content wiedzowy na cały tydzień do przodu.

Czy to się udaje codziennie? Oczywiście, że NIE. Done is better than perfect. 🙂

Anna Ledwoń-Blacha

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Zobacz także
Nazwa Twojej marki krok po kroku [NAMING]
8.08.2022

Nazwa Twojej marki krok po kroku [NAMING]

Pierwsza rzecz, do której siadamy tworząc markę i otwierając biznes, to często wymyślenie nazwy dla firmy. Czy to dobra droga? Nie do końca. About Latest Posts Anna Ledwoń-BlachaCo-founder & Creative Director w agencji More Bananas oraz co-founder i główna organizatorka CRASH Mondays.

Efektywna współpraca na linii agencja – klient
8.08.2022

Efektywna współpraca na linii agencja – klient

Marzenie “każdego” marketera. Kreatywna kampania, która zgarnie wszystkie najważniejsze nagrody, podbije serca internautów czy też odbiorców offline, a przy okazji zapadnie w pamięć wszystkich i będzie pokazywana na co drugiej branżowej konferencji.

Lubię rozmawiać. Dużo. I na temat. ŚMIAŁO!

ZOBACZ MNIE NA INSTA