Promocja eventu w mediach społecznościowych, to nie tylko założenie wydarzenia na Facebooku i zaproszenie tam znajomych. To niejednokrotnie długotrwały proces, który powinien być przemyślane i zaplanowany. Jednocześnie proces, który się opłaca, w szczególności jeżeli zależy nam efektywności takiej promocji. Jak zrobić to dobrze? Przeczytaj ten artykuł, a następnie wdróż poniższe porady w życie.
Poniższe rady i kroki do wcielenia tyczą się przede wszystkim eventów, które odbywają się na żywo. W świetle ostatnich wydarzeń, królowały eventy online: webinary, transmisje na żywo, sesje AMA. Paradoksalnie promocja takiego eventu w kontekście planowania i promocji, nie różni się aż tak bardzo, jak promocja eventu na żywo. Zatem jak najbardziej poniższe rady będziesz mógł wcielić również przy promocji wydarzeń w Internecie.
Uwaga! Pamiętaj o tym, żeby już w nazwie wydarzenia zaznaczyć czy jest ono online czy offline. Rys. 0 Przykład dobrego nazwania wydarzenia
Jakie Social Media?
Zastanów się, w których kanałach chcesz promować swoje wydarzenie. To właśnie dla nich będziesz budował plan. Co powinieneś wziąć pod uwagę?
- Ludzie, a konkretnie grupa odbiorców Twojego wydarzenia. W jakich Social Media bywa? W jakich spędza czas i jest aktywna? To oczywiście, że musimy wybrać medium, w którym są obecni.
- Czas, Twój czas jaki możesz poświęcić na promocję wydarzenia. Ewentualnie czas Twojego zespołu. Jeżeli nie ma go za dużo, być może lepiej postawić na jedno medium, ale dobrze prowadzone.
- Obecność – czy Twoja marka już istnieje w danym medium? Zdecydowanie promocja będzie prostsza w kanałach, które już znasz i gdzie znają Ciebie.
- Dane historyczne. Jeżeli to nie pierwsze promowane przez Ciebie wydarzenie, sprawdź jaka była aktywność w konkretnych kanałach. Skąd był największych ruch na landing page wydarzenia?
- Benchmarki. Znajdź wydarzenia podobne do Twojego, w tej samej branży i sprawdź w jakich Social Media się promują. Zobacz, jakie jest zaangażowanie w każdym z konkretnych mediów. Wyciągnij z tego wnioski.
- Rekomendacje, np. w poniższym artykule. Być może odkryjesz możliwości albo zainspirujesz się do działania i to będzie punktem zapalnym do wybrania konkretnego medium albo mediów.
Spójność i branding.
Zapewne stworzyłeś spójną identyfikację swojego wydarzenia: logo, grafiki, fonty. Jeżeli nie, pora nadrobić zaległości! Jako ludzie lubimy rzeczy estetyczne, a spójność oraz branding budują świadomość marki. Niezwykle ważne, np. jeżeli będziesz chciał tworzyć kolejne wydarzenia w cyklu. Ten branding powinien również przełożyć się na komunikację we wszystkich kanałach Social Media, które wybrałeś. Rys. 1 Przykład wydarzenia o spójnym brandingu
Co musisz wcześniej przygotować?
- Elementy graficzne / szablony postów do wcześniej wybranych Social Media.
- Nazwę wydarzenia, która będzie również odpowiednia np. do nazwania wydarzenia w Social Media (na wydarzeniach Facebooków masz ograniczoną liczbę znaków, nie możesz także stosować wszystkich znaków).
- Oficjalny hashtag wydarzenia, który zakomunikujesz swoim odbiorcom, a który będą mogli używać tak i w czasie trwania wydarzenia, jak i wcześniej. Przykład takiego działania przy okazji wydarzenia społeczno charytatywnego na rys. 2
Pozostałe kwestie organizacyjne
Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych kanałów i możliwości z nimi związanych, powinieneś zastanowić się również nad 4 poniższymi elementami.
Jak chcesz sprzedawać bilety?
Niezależnie czy Twoje wydarzenie jest odpłatne czy też nie, powinieneś przemyśleć formę rejestracji na wydarzenie. Jeżeli jest ono płatne, najlepiej skorzystać z narzędzi zewnętrznych (np. Eventory czy Evenea), bądź własna strona www (czy to własny system czy faktury proforma). Ważne jest, aby linki do sprzedaży wydarzenia zawrzeć w informacjach we wszystkich socialach, które wybrałeś.
Jeżeli wydarzenie jest darmowe i tak powinieneś przemyśleć formę rejestracji na nie. Bardzo dużo ludzi klika, że “Wezmą udział” albo są “Zainteresowani”, a następnie nie pojawia się na wydarzeniach. Lepszą opcją, ponownie, jest skorzystanie z serwisów zewnętrznych (wcześniej wymienionych), zapisy mailowe albo podwójna weryfikacja na Facebooku.
Ramowy opis wydarzenia
Przyda się do dostosowywania informacji w konkretnych Social Media, jednocześnie nie zapomnisz o żadnych ważnych informacjach. Co powinno znaleźć się w takim opisie? Poniższa lista nie wyczerpuje zapewne wszystkich informacji, ale jest dobra na początek.
Checklista – co powinien zawierać opis wydarzenia
- Jednoznaczna nazwa wydarzenia.
- Miejsce, data, godzina wydarzenia.
- Informacja o zapisach bądź zakupie biletów.
- Lista rezerwowa i opcje zapisu na nią.
- Liczba miejsc na wydarzenie.
- Prelegenci / osoby występujące.
- Oficjalny #.
- Wydarzenia towarzyszące.
- Dłuższy opis zachęcający do przyjścia na wydarzenie.
- Dlaczego warto?
- Jeżeli są, testymoniały uczestników poprzednich wydarzeń.
- Opcja rezygnacji z biletów.
- Parking oraz WiFi.
- Organizatorzy, partnerzy, sponsorzy.
Budżet.
Prosto i na temat: jaką kwotę chcesz przeznaczyć na promocję w social media?
Harmonogram.
Zaplanuj harmonogram promocji w mediach społecznościowych. Kiedy ma powstać wydarzenie? Jakie posty, w jakiej kolejności i w jakich mediach będą pojawiały się w social media? Możesz skorzystać z darmowych kalendarzy treści dostępnych w sieci, np. od More Bananas: http://bit.ly/36XQogJ, możesz stworzyć swój własny excell. Jeżeli pracujesz sam, dobrą opcją będą chociażby małe, kolorowe karteczki. Do pracy w grupie świetnym rozwiązaniem może okazać się n. aplikacja Trello. Rys. 3 Przykład komunikacji wydarzenia zaplanowanego w Trelllo
Jakie możliwości dają konkretne kanały w Social Media?
Facebook – najczęściej wybierany kanał do promocji wydarzenia, nie bez powodu! Oferuje największe możliwości w tym temacie. Oczywiście pierwsza, podstawowa funkcja, to stworzenie wydarzenia na Facebooku. Ważne jest, aby publikować tam stale posty i “nie dawać o sobie zapomnieć”: o prelegentach, partnerach, sponsorach, informacje logistyczne itd. Ciekawą opcją, która pojawiła się parę miesięcy temu jest opcja rezerwacji biletów poprzez Facebooka. Rys. 4 Przykład pytań w zapisach na wydarzenie poprzez FB
Zalety takiego rozwiązania?
- Wszystko w jednym miejscu, nie musisz korzystać z zewnętrznych platform.
- Pozyskujesz wiedzę o uczestnikach poprzez pytania: trafiają do Twojej skrzynki odbiorczej.
Zadbaj o to, aby Twoje wydarzenie miało czytelny opis: używaj akapitów, wykorzystuj emojis. Rys. Przykład dobrego opisu wydarzenia na Facebooku.
Jeżeli organizujesz wydarzenie cyklicznie, dobrym pomysłem jest stworzenie osobnej strony na Facebooku (dawniej fanpage) dla cyklu wydarzeń.
Jak wypromować swoje wydarzenie w tym kanale? Opcji jest kilka:
- Dodaj jako organizatorów wydarzenia inne strony, które również je organizują / współorganizują. Doda się ono na ich stronach na FB.
- Skorzystaj z płatnej promocji (to może być ostateczność).
- Zaproś znajomych. Uwaga! Tylko tych realnie zainteresowanych tematem. Jeżeli nie masz pewności: udostępnij swoje wydarzenie na tablicy prywatnej.
- Poinformuj o wydarzeniu na pasujących do tego grupach dyskusyjnych. Pasujących lokalizacyjnie, tematycznie czy branżowo.
- Poinformuj o nim również w poście na stronie na Facebooku.
- Poproś o jego udostępnienie partnerów, sponsorów, media czy prelegentów. Aby ułatwić zadanie prelegentom: wrzuć o nich zajawkę. Rys. 6 Przykład udostępnienia posta przez prelegenta
Twitter – świetne miejsce do komunikowania wydarzenia w momencie, gdy ono trwa. To tam najczęściej pojawiają się dyskusje użytkowników. Natomiast, aby dyskusja o wydarzeniu mogła zaistnieć w tym medium, dobrze przygotować pod to grunt. Informuj również o najważniejszych rzeczach związanych z wydarzeniem, zapowiadaj i oznaczaj prelegentów – być może udostępnią taką treść. Koniecznie poinformuj o oficjalnym # wydarzenia, pod którym podczas jego trwania dyskutować będą mogli ludzi.
Najważniejsze informacje logistyczne możesz przypiąć na profilu. (Przypięty post). Rys. 7 Przykład strony wydarzenia na Facebooku wraz z przypiętym postem.
Instagram, to świetne miejsce do tego, aby pokazać backstage z organizacji wydarzenia, w szczególności na IG Stories. Skorzystaj z tego! Ponownie: poinformuj w bio o najważniejszych informacjach związanych z wydarzeniem oraz o oficjalnym hashtagu. Dodaj link w bio, przekierowający do strony wydarzenia. Chcesz dodać więcej, niż jeden link? Wykorzystaj tzw. Link Tree, narzędzie, które pozwala Ci podlinkować więcej, niż jedną rzecz. Rys. 8 Przykład widoku, który otwiera się po kliknięciu w Link Tree w bio.
Na feedzie przedstawiaj kolejnych prelegentów, wystawców czy artystów. Rys. 10 Przykład postów zapowiadających wydarzenie na Instagramie
Dobrym pomysłem może być również “oddanie” na jeden dzień profilu na IG, np. jednemu z prelegentów, aby pokazał jak przygotowuje się do wystąpienia. Rys. 9 Przykład “przejęcia” konta w SM przez prelegenta.
LinkedIn, sprawdzi się idealnie w przypadku wydarzeń biznesowych, marketingowych, skierowanych do B2B. Od kilku miesięcy możemy tworzyć wydarzenia w tym medium jako osoby prywatne, a dosłownie od kilku tygodni jako strony firmowe. Zasady obowiązują te same, co podczas tworzenia wydarzenia na FB: pełny pakiet informacji, dobry opis, czytelne cover photo, udostępnienia wydarzenia, stałe aktualizacje, zaproszenie zainteresowanych tematyką z grona znajomych. Rys. 11 Przykład wydarzenia zorganizowanego na LinkedIn
To nie koniec! Swoją niszę możesz znaleźć wszędzie. Ktoś zadał pytanie na Quora (serwis do zadawania pytań i odpowiedzi, od kilku miesięcy w polskiej wersji językowej), a Twoje wydarzenie jest na nie odpowiedzią? Napisz! Ale uwaga! Quora, to serwis dla profesjonalistów, ekspertów, specjalistów z różnych dziedzin – to nie miejsce na reklamę sensu stricte. Zadbaj o swój wizerunek eksperta w tym medium, udzielaj się w innych dyskusjach, bądź pomocny. Twoje wydarzenie skierowane jest do młodych? Być może świetnym wyborem będzie Tik Tok. Jeżeli nie czujesz tego medium, nie czujesz się na siłach – zatrudnij specjalistę, agencję albo po prostu TikTokera. Możesz również pokusić się o współpracę z influencerami w tym medium i w ten sposób wypromować wydarzenie.
Niezależnie od tego jaką formę promocji w Social Media wybierzesz, jakie kanały promocji, pamiętaj o regularności w podawaniu informacji o wydarzeniu. Podgrzewaj atmosferę, podawaj ekskluzywne treści niedostępne nigdzie indziej. Odpowiadaj na pytania ludzi i miej gotowy FAQ! Nie popadaj w klątwę wiedzy i miej cierpliwość do uczestników: potrafią pytać o najprostsze rzeczy, jak np. miejsce i godzina wydarzenia (podane wszędzie). To nie jest ich zła wola, to sposób w jaki korzystamy z Social Media. Powodzenia!
A poniżej świetny harmonogram dla Ciebie przed wydarzeniem.
Opiekunka kierunku Brand Manager na IMOK. Trenerka w IAB.
Ewangelizatorka strategii marketingowych i komunikacyjnych.
Zafascynowana człowiekiem i jego emocjami oraz psychologicznym podejściem do marketingu.
Z marketingiem związana od 12 lat, od 6 lat szkoli i prowadzi warsztaty. Na sali szkoleniowej - fizycznej jak i wirtualnej spędziła ponad 2000 godzin. Pracowała z takimi klientami, jak: Pandora, Akamai, Venezia, Capgemini, PKL, DKMS, InPost, Pracuj.pl, eurobank, Zooksy, Hines, Nordea, mBank czy Lufthansa Global Services, Akcja Menstruacja, Jeronimo Martins, Intersnack, Hortex.
